Rapport d’activité quotidien
Un compte rendu chronologique du début du quart, des patrouilles, des tâches courantes, des observations, des contacts et de la relève.
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Normes de rapports
Des comptes rendus clairs. Une meilleure vue de votre site.
Les rapports montrent aux clients le déroulement d’un quart, les vérifications effectuées, les exceptions observées et les personnes avisées.
Trois comptes rendus aux objectifs distincts
L’entente écrite précise le format des rapports et les délais de transmission.
Rapport d’incident
Un compte rendu ciblé d’un événement : faits observés, personnes avisées, mesures prises et références disponibles.
Compte rendu de patrouille
Heure de visite, points de contrôle assignés, exceptions constatées, mesures prises et état d’achèvement.
Ce qu’un rapport d’activité quotidien peut contenir
- Client, site, date, agent et quart prévu
- Heures réelles de début et de fin, relève du poste et équipement reçu
- Entrées chronologiques avec heures et observations objectives
- Patrouilles ou contrôles effectués
- Visiteurs, entrepreneurs, livraisons ou exceptions d’accès lorsque ces éléments sont prévus
- Situations inhabituelles, incidents et numéros de référence
- Avis au client, au superviseur ou aux services d’urgence
- Résumé de fin de quart et signature ou approbation
Un langage objectif est plus utile
Les rapports doivent distinguer les faits observés directement des déclarations d’une autre personne. Les entrées doivent préciser les heures, les lieux, les faits observés et les mesures prises, sans hypothèses ni formulations émotionnelles.
Une alerte ne doit pas attendre le rapport
Un rapport écrit consigne un incident; il ne remplace pas une communication immédiate. Les consignes de poste doivent préciser les situations nécessitant un appel au client, à un superviseur ou aux services d’urgence, ainsi que l’ordre de ces appels.
Champs adaptés au client
Un rapport peut être adapté aux priorités du client : barrières, portes, éclairage, alarmes, réfrigération, activité des entrepreneurs ou zones d’équipement, à condition que ces vérifications fassent partie de l’étendue convenue du service.
Téléchargez le modèle vierge pour découvrir l’organisation possible d’un rapport d’activité quotidien. Il ne contient aucun dossier client ni mission réalisée.
Définissez les rapports avant le début du service.
Dites à SAYAMS ce que votre équipe doit examiner, à quelle vitesse les incidents doivent être signalés et où envoyer les rapports terminés.